Зміст:

• Основні елементи організаційної структури
• Типи організаційних структур
• Фактори формування організаційної структури
• Методи вибору типу організаційної структури

Основні елементи організаційної структури

Під структурою управління організацією розуміється впорядкована сукупність взаємозв’язаних елементів, що знаходяться між собою в стійких відносинах, що забезпечують їх функціонування і розвиток як єдиного цілого.

Елементами структури є окремі робочі, служби і інші ланки апарату управління, а відносини між ними підтримуються завдяки зв’язкам, що прийнято поділяти на горизонтальні і вертикальні. Крім того, зв’язки можуть носити лінійний і функціональний характер.

Горизонтальні зв’язки носять характер узгодження і є, як правило, однорівневими.

Вертикальні зв’язки – це зв’язки підпорядкування, і необхідність в них виникає при ієрархічності управління, тобто при наявності декількох рівнів управління.

Лінійні зв’язки відбивають рух керівницьких рішень і інформації між так званими лінійними керівниками, тобто особами, що повністю відповідальні за діяльність організації чи її структурних підрозділів.

Функціональні зв’язки мають місце по лінії руху інформації і керівницьких рішень по тим чи іншим функціям управління.

Ступінь (рівень) управління – це сукупність керівницьких ланок відповідного ієрархічного рівня управління із певною послідовністю їх підпорядкованості знизу нагору – відношення підпорядкування (владні відносини всередині організації), верхній і нижній рівень. При трьох і більше рівнях середній шар складається із декількох рівнів.

Типи організаційних структур

Існує два основні типи організаційних структур:

1. механічний (ієрархічний, бюрократичний);
2. органічний.

Механічний тип структури управління

Механічний тип структури управління оснований на чіткому розподілі праці і відповідності відповідальності робітників наданим повноваженням. Ці структури називаються ієрархічними або бюрократичними.

Найбільш поширені різновиди ієрархічної структури – лінійна, лінійно-функціональна організація управління. Вони найбільш ефективні там, де апарат управління виконує рутинні, часто повторювальні завдання і функції.

Ланки управління становлять організаційно окремі структурні підрозділи (відділи, служби, групи ). Кожна ланка виконує певні завдання, згідно з вимогами функціонального розділення праці: менеджмент, маркетинг, організація, контроль і мотивація.

Механічний тип характеризується:

• використанням формальних правил і процедур;
• централізацією прийняття рішень;
• вузько визначеною відповідністю у роботі;
• жорсткою ієрархією влади.

Недоліки структури:

• відсутність гнучкості;
• перевищення норми керованості;
• надмірна централізація;
• формування нераціональних інформаційних потоків.

Лінійна структура управління

Лінійна структура – це ієрархічна система керівників різних рівнів, кожний із яких здійснює одноосібне керівництво всіма підпорядкованими йому нижче стоячими керівниками, а будь-який нижче стоячий керівник має тільки одного безпосереднього начальника.

Переваги лінійної структури :

• чітка система взаємних зв’язків функцій і підрозділів;
• чітка система єдиноначальності – один керівник зосереджує в своїх руках керівництво всією сукупністю процесів, що мають загальну ціль;
• чітко відображена відповідальність;
• швидка реакція виконавця на прямі вказівки вищестоячих.

Недоліки лінійної структури :

• відсутність ланок, що займаються питаннями стратегічного планування; в роботі керівників домінує “плинність”;
• тенденція до тяганини і перекладання відповідальності при вирішенні проблем, що вимагають участі декількох підрозділів;
• велике число “поверхів” між робітниками, що випускають продукцію і керівним персоналом;
• перевантаження управлінців вищого рівня;
• підвищена залежність результатів роботи організації від компетентності керівників.

В основному лінійній структурі притаманні недоліки із-за одноосібного прийняття рішень.

Лінійно-штабна структура управління

Лінійно-штабна структура включає в себе спеціалізовані підрозділи (штаби), що не володіють правами прийняття рішень і керівництва будь-якими нижчестоящими підрозділами, а лише допомагають керівнику в виконанні окремих функцій, передусім функцій стратегічного планування і аналізу.

Переваги лінійно-штабної структури:

• більш гнучка розробка стратегічних питань;
• деяке розвантаження вищих керівників;
• можливість залучення зовнішніх консультантів і експертів.

Недоліки лінійно-штабної структури:

• нечіткий розподіл відповідальності, так як особи, що готують рішення, не беруть участі в його виконанні;
• інші недоліки лінійної структури в трохи послабленому виді.

Лінійно-функціональна структура управління

При лінійно-функціональній структурі функціональні служби одержують повноваження управління службами нижнього рівня, що виконують відповідні спеціальні функції. Проте, делегуються не лінійні, а функціональні повноваження. Приклад лінійно-функціональної структури:

У лінійно-функціональній структурі управління лінійні керівники мають лінійні повноваження, а функціональні – функціональні стосовно нижчих лінійних керівників і лінійні – стосовно своїх підлеглих.

Функціональна структура управління

При функціональній структурі виникає процес ділення організації на окремі елементи, кожний із яких має чітко визначене, конкретне завдання і обов’язки. Організація ділиться на блоки: виробництво, маркетинг, фінанси.

Дивізійна структура управління

Збільшення розмірів підприємств, диверсифікація їх діяльності приводить до виникнення дивізійних структур управління, що почали давати певну самостійність своїм виробничим підрозділам, залишаючи керівництву корпорації стратегію розвитку, науково-дослідницькі розробки, фінансову і інвестиційну політику.

При дивізійній структурі можлива спеціалізація:

1. продуктова;
2. споживча;
3. регіональна.

Переваги дивізійної структури:

• управління багатопрофільним підприємством з великою чисельністю і територіально віддаленими підрозділами;
• велика гнучкість, реакція на зміни порівняно з лінійною;
• більш чіткий зв’язок виробництва з споживачами.

Недоліки дивізійної структури:

• велика кількість “поверхів” управлінців між робітниками і керівництвом компанії;
• основні зв’язки – вертикальні, тому звідси витікають загальні для ієрархічних структур недоліки: тяганина, перевантаження управлінців, погана взаємодія при вирішенні питань;
• дублювання функцій на різних “поверхах” і як слідство – дуже високі витрати на утримання керівницької структури.

У відділеннях зберігається лінійна або лiнійно-функціональна структура зі всіма перевагами і недоліками.

Органічний тип структури управління

До органічного типу структури управління відноситься така структура управління, яка характеризується особистою відповідальністю кожного працівника за загальний результат. Тут не існує необхідності в детальному розподілі праці по видам робіт і формуються такі відносини між учасниками процесу управління, які диктуються не структурою, а характером проблеми, що вирішується. Основна властивість цих структур – це здатність відносно легко змінювати свою форму, пристосовуватися до нових умов, органічно вписуватися в систему управління. Ці структури орієнтуються на прискорену реалізацію складних програм і проектів в межах крупних організацій, галузей і регіонів. Як правило, вони формуються на тимчасовій основі, тобто на період реалізації проекту, програми, вирішення проблеми або досягнення поставлених цілей.

Органічний тип на відміну від ієрархічного представляє собою децентралізовану організацію управління, для якої характерно:

• відмова від формалізації і бюрократизації процесів та відношень;
• скорочення кількості рівнів ієрархії;
• високий рівень горизонтальної інтеграції;
• орієнтація культури відношень на кооперацію, взаємну інформованість та самодисципліну.

Найбільш поширеними структурами органічного типу являються проектна, матрична, програмно-цільова, бригадна форма організації праці.

Проектна структура управління

Проектна структура формується при розробці проектів, тобто будь-яких процесів цілеспрямованих змін в системі (наприклад, модернізація виробництва, освоєння нових продуктів та технологій, будівництво об’єктів та ін.). Управління проектом включає визначення його цілей, формування структури, планування і організацію виконання робіт, координацію дій виконавців. При проектній структурі управління діяльність організації розглядається як сукупність проектів, що виконуються.

Переваги проектної структури:

• висока гнучкість;
• зниження чисельності керівницького персоналу порівняно з ієрархічними структурами.

Недоліки проектної структури:

• дуже високі вимоги до кваліфікації керівника проекту;
• розподіл ресурсів між проектами;
• складність взаємодії проектів.

Матрична структура управління

Матрична структура – структура, побудована на принципі подвійного підпорядкування виконавців:

1. безпосередньому керівнику функціональної служби, що надає персонал і технічну допомогу керівнику проекту;
2. керівнику проекту, який наділений повноваженнями для виконання процесу управління у відповідності з запланованими строками, ресурсами та якістю.

Переваги матричної структури:

• найкраща орієнтація на цілі проекту;
• краще ефективне поточне управління, збільшення ефективності використання ресурсів персоналу, їх знань;
• зменшено час реакції на потреби проекту, тобто існують горизонтальні комунікації і єдиний центр прийняття рішень.

Недоліки матричної структури :

• складність встановлення чіткої відповідальності за роботу (наслідок подвійного підпорядкування);
• необхідність постійного контролю за співвідношенням ресурсів для проектів;
• високі вимоги до кваліфікації;
• конфлікти між керівниками проектів.

Фактори формування організаційних структур

Наявність щільного зв’язку структури управління з ключовими поняттями управління – цілями, функціями, персоналом і повноваженнями свідчить про її значний вплив на всі сторони роботи організації. Тому менеджери всіх рівнів приділяють велику увагу принципам і методам формування, вибору типу структур, вивченню тенденцій в їх побудові та оцінці їх відповідності цілям і задачам організації.

Багатогранність змісту структур управління визначає різноманітність принципів їх формування. Перш за все структура повинна відбивати цілі і задачі організації і адаптуватися до виникаючих змін. Вона повинна відбивати функціональний розподіл праці та обсяг повноважень працівників управління, які визначаються політикою, процедурами, правилами та посадовими інструкціями. При цьому повноваження керівника будь-якого рівня обмежуються не тільки внутрішніми факторами, а і факторами зовнішнього середовища, рівнем культури і ціннісними орієнтирами суспільства.

Структура управління повинна відповідати соціально-культурному середовищу і при її побудові необхідно враховувати умови, в яких вона буде функціонувати.
Необхідно дотримуватися реалізації принципу відповідності між функціями та повноваженнями з одного боку та кваліфікацією та рівнем культури – з іншого.

Методи вибору типу організаційної структури

Основні чинники, що впливають на вибір і проектування організаційних структур:

• характер виробництва (її галузеві особливості, технологія, поділ праці, розмір виробництва);
• зовнішнє середовище (економічне середовище);
• організаційні цілі підприємства;
• стратегія підприємства.

Методи проектування організаційних структур:

1. методи аналогій: використання аналогічних прийомів, досвіду, проектування організаційних структур в аналогічних організаціях;
2. експертний метод: ґрунтується на різноманітних проектах спеціалістів;
3. структуризація цілей: передбачає розробку системи цілей, її наступне співставлення зі структурою. Основа – системний підхід.
4. принцип організаційного моделювання. Дозволяє чітко сформулювати критерії оцінки ступеня раціональності організаційних рішень. Суть: розробка формалізованих, математичних, графічних, машинних описів, поділ повноважень і відповідальності в організації.

Аналіз і оцінка структури управління в організації може бути зроблена за рівнем реалізації завдань, надійності й організованості системи управління, швидкості й оптимальності прийнятих управлінських рішень.

Вимоги до організаційної структури:

• гнучкість;
• стійкість: спроможність зберігати властивості під впливом зовнішніх чинників;
• економічність: мінімальні витрати;
• оперативність: це швидкість ухвалення рішення;
• надійність: забезпечення безперервної роботи елементів структури;
• оптимальність: наявність раціональних зв’язків при найменшому числі рівнів управління.

Джерело: Структура управления организацией.