Зміст:

• Організація як функція управління.
• Розподіл праці.
• Зміст централізованої та децентралізованої форми управління.
• Рівні управління в організації.

Організація як функція управління

Організація – це стадія управління, яка пов’язана з розробкою і здійсненням раціонального поєднання елементів виробництва при їх розвитку в просторі і часі. Це забезпечення необхідними ресурсами і створення реальних умов для досягнення запланованих цілей.

Організація являється другою функцією управління, задачею якої являється формування структури управління, а також забезпечення всім необхідним для роботи – персоналом, матеріалами, обладнанням, фінансовими ресурсами і т. ін. Організувати – це означає розділити на частини та делегувати виконання спільної управлінської задачі шляхом розподілення відповідальності та повноважень, а також, встановлення взаємозв’язку між різними видами робіт.

В будь-якому плані, який створюється в організації, завжди присутня стадія організації, тобто створення реальних умов для досягнення запланованих цілей. Часто це вимагає перебудови структури виробництва та управління з тим, щоб підвищити їх гнучкість та адаптивність.

Інша, не менш важлива задача організації – це створення умов для формування такої культури в організації, яка характеризується високою чутливістю до змін, науково-технічного прогресу, спільним для всієї організації цінностям. Головне тут – робота з персоналом, розвиток стратегічного та економічного мислення в свідомості керівників, підтримка працівників підприємницького складу, здатних до творчості, нововведень, ризику, відповідальності за вирішення проблем підприємства.

Розподіл праці

Важливим фактором підвищення результативності менеджменту є розподіл праці менеджерів, тобто спеціалізація управлінських робітників на виконанні певних видів діяльності, розмежування їх повноважень, прав і сфер відповідальності. Відповідно до цього в організації виділяють наступні види розподілу праці професійних управлінців: функціональний, структурний, технологічний, професійно-кваліфікаційний.

Функціональний розподіл праці грунтується на формуванні груп робітників управління, що виконують однакові функції менеджменту: планування, організація, контроль тощо.

Структурний розподіл праці будується виходячи з таких характеристик об’єкту, як організаційна структура управління, масштаби, сфери діяльності, галузева або територіальна специфіка. Загальні риси спеціалізації стосуються, передусім, вертикального і горизонтального розподілу праці менеджерів.

Вертикальний розподіл праці базується на виділенні трьох рівнів управління – низового, середнього і вищого.

Горизонтальний розподіл праці характеризується розподілом праці менеджерів на функції на одному рівні управління. Функціональна структура робіт на кожному рівні неоднакова. При русі від низового рівня до вищого збільшується число і складність задач по укладанню планів і організації всієї роботи підприємства, підвищується значення контрольної функції. На нижньому і середньому рівнях менеджери займаються координацією спільної діяльності людей, тому ця функція, поряд з мотивуванням, стає найбільш важливою.

Технологічний і професійно-кваліфікаційний розподіл праці менеджерів враховує види і складність робіт, що виконуються. По цим критеріям в апараті управління виділяють три категорії робітників: керівники, фахівці і службовці. З точки зору технології процесу управління задачі керівників зводяться до прийняття рішень і організації їхньої практичної реалізації, фахівці здійснюють проектування і розробку варіантів рішень, а службовці займаються інформаційним забезпеченням всього процесу.

Зміст централізованої і децентралізованої форми управління

Найважливішими принципами управлінської діяльності є принципи централізації і децентралізації, що є основою організаційних форм управління.

Централізована форма управління передбачає здійснення керівництва господарською діяльністю підприємств, що надходять з одного центру, жорстку регламентацію і координацію їх діяльності, повна відсутність у них господарської самостійності.

Організаційна форма управління фірмою вважається централізованою, коли:

• функціональні підрозділи грають більш важливу роль, ніж виробничі відділення;
• є значне число функціональних служб (відділів);
• при потужному виробничому і збутовому апараті збутова мережа виробничих підрозділів знаходиться в підпорядкуванні до центрального відділу збуту;
• функціональні відділи центрального апарату материнської компанії здійснюють функціональний контроль над підрозділами по продукту, виробничими підприємствами і збутовими підрозділами.

Переваги і недоліки централізації в управлінні розглянуті в таблиці.

Децентралізована форма управління припускає створення всередині фірми виробничих підрозділів, що користуються повною господарською самостійністю, тобто наділених широкими повноваженнями як в сфері виробництва, так і в сфері збуту, і несуть відповідальність за отримання прибутків.

За адміністрацією зберігаються функції контролю за оперативною діяльністю підрозділів, координація їхньої роботи і визначення основних напрямків для забезпечення ефективності і прибутковості діяльності компанії, а також здійснення перспективного планування. Звичайно на виробничі підрозділи покладається відповідальність за організацію виробничо-збутової діяльності. Кожний виробничий підрозділ самостійно фінансує свою діяльність, вступає на комерційній основі в партнерські відношення з будь-якими третіми сторонами. Ступінь децентралізації управління визначається ступенем надання повноважень або прав прийняття самостійних рішень керуючим відділенням.

Децентралізація може бути:

1. вертикальна – передача права приймати рішення вниз по рівням;
2. горизонтальна – передача права приймати рішення підлеглим.

Делегування – це передача завдань, влади, відповідальності. Це – постановка мети перед підлеглим і водночас надання йому засобів її досягнення і відповідальності за якість результатів.

Правила делегування:

1. чітко визначати рівень виконання і необхідні дії;
2. визначати час звіту про результати;
3. інформувати колектив, на який розповсюджується влада, що делегувалася;
4. забезпечувати підлеглого необхідною інформацією;
5. оцінювати терміни, а не засоби досягнення результату;
6. делегувати послідовно, а не тільки нудні або задачі, що зриваються;
7. надавати підлеглому можливість для вибору завдань, що делегуються.

Делегування повноважень може бути чотирьох типів:

1. Повне делегування – підлеглий виконує роботу і несе відповідальність за неї. Начальник не втягнутий в роботу.
2. Обмежене делегування – підлеглий виконує роботу і спільно з начальником несе відповідальність за неї.
3. Нульове делегування – підлеглий виконує роботу, але відповідальність за неї несе начальник.
4. Делегування навпаки – підлеглий перекладає роботу на начальника.

Рівні управління

Всіх керівників організації традиційно ділять на три категорії. Соціолог Талкотт Парсонс розглядає ці три категорії з точки зору функції, що виконується керівником в організації.

Згідно визначенню Парсонса, особи на технічному рівні в основному займаються щоденними операціями і діями, необхідними для забезпечення ефективної роботи без зривів в виробництві продукції або наданні послуг.

Особи, що знаходяться на управлінському рівні, в основному займаються управлінням і координацією всередині організації, вони погоджують різноманітні форми діяльності і зусилля різноманітних підрозділів організації.

Керівники на інституціональному рівні займаються в основному розробкою довгострокових (перспективних) планів, формулюванням мети, адаптацією організації до різноманітного роду перемін, управлінням відношеннями між організацією і зовнішньою середою, а також суспільством, в якому існує і функціонує дана організація.

Більш загальновживаний засіб опису рівнів управління полягає в виділенні керівників низової ланки, або операційних управлінців, керівників середньої ланки і керівників вищої ланки.

Керівники низової ланки (операційні керівники) – це організаційний рівень, що знаходиться безпосередньо над робітниками. Молодші начальники в основному здійснюють контроль за виконанням виробничих завдань для безперервного забезпечення безпосередньою інформацією про правильність виконання цих завдань, відповідають за безпосереднє використання виділених їм ресурсів. До керівників низового ланки відносяться майстер, майстер зміни, завідуючий відділом.

Керівники середньої ланки координують і контролюють роботу молодших начальників. Типовими посадами є: завідуючий відділом (в бізнесі), декан, керуючий збутом по регіону або по країні і директор філії. Характер його роботи, в основному, визначається змістом роботи підрозділу, ніж організації в цілому.

Керівники вищої ланки відповідають за прийняття найважливіших рішень для організації в цілому або для основної частини організації. Особливістю діяльності є напружений темп і величезний обсяг робіт, а також те, що робота керівника вищої ланки не має чіткого завершення. Типові посади керівників вищої ланки в бізнесі – це голова Ради, президент, віце-президент корпорації.

Джерело: Функция организации в системе управления.