Система управління в організації

Зміст:

Поняття системи управління

Процес управління – це вплив на об’єкт з метою зміни його стану або форми.
Система управління ділиться на дві підсистеми: керовану і керуючу.

Керуюча підсистема виконує функції управління виробництвом. Вона включає в собі апарат управління з усіма робітниками і технічними засобами.

Керована підсистема здійснює різноманітні функції управління. До неї входять цехи, ділянки, бригади.

По функціональній ознаці системи управління підрозділяються на підсистеми:

технічну (машини і обладнання);
технологічну (ряд процесів, стадій виробництва);
організаційну;
соціальну (єдність соціальних відношень);
економічну.

Система управління включає:

структурно-функціональну підсистему (реалізує принцип єдності структурних і функціональних елементів системи);
інформаційно-поведінкову підсистему (забезпечення дій необхідною інформацією);
підсистему саморозвитку (принцип самостійності, незалежності розвитку окремих елементів).

Суб’єкт управління

Призначення суб’єкта управління – забезпечити властивість керованості системи загалом.

Керованість – здатність системи сприймати керуючий вплив і реагувати на нього відповідним образом.

Суб’єкти управління – центри активності, центри відповідальності.

Головна мета функціонування суб’єкта управління – виробити управлінське рішення, яке забезпечує ефективність функціонування системи загалом.

Цілі суб’єкта управління розглядаються на 2 рівнях:

на інтегративному рівні – суб’єкт управління функціонує для того, щоб привести систему до поставлених перед нею цілей, тому ступінь досягнення цілей системою загалом є критерієм ефективності функціонування суб’єкта управління.
на локальному рівні (на рівні самої системи).

Вимоги до суб’єкта управління:

Суб’єкт управління повинен реалізовувати закон необхідної різноманітності (кількісна сторона);
система управління повинна мати всі ті властивості і характеристики, які властиві кібернетичній системі (дані вимоги характеризують якісну сторону):
- єдність;
- цілісність;
- організованість;
- емерджентність.
Суб’єкт управління повинен бути принципово активним, який знає цілі, знає їх досягнення і постійно генерує функції. Принципово активна система складається з активних елементів.
система управління повинна бути завжди центром відповідальності;
Суб’єкт управління повинен бути законослухняним;
Суб’єкт управління повинен бути більш високого соціально-культурного рівня по відношенню до зовнішньої середи, щоб бути здатним адекватно реагувати на вплив зовнішньої середи і впливати на розвиток цього рівня;
Суб’єкт управління повинен мати більш високий по відношенню до об’єкта творчий і інтелектуальний потенціал.

У складі суб’єкта управління при розгляді аспекту елементів необхідно виділити наступні підсистеми:

система цілей управління;
функціональна модель системи управління;
структурна модель;
інформаційна модель;
модель комунікацій (системи відносин);
модель ефективності;
механізм управління;
операційна (технологічна) модель.

Об’єкт управління

Об’єктом управління є соціально-економічна система і процеси, що в ній протікають.

Об’єкт управління — це окрема особа чи група, яка може бути об’єднана в будь-який структурний підрозділ і на яку здійснюється управлінський вплив. На даний момент дедалі більшого поширення набуває ідея партиципативного менеджменту, тобто такого управління справами організації, коли у розробці та прийнятті найважливіших рішень беруть участь всі члени організації, зокрема і рядові. І тут об’єкти управління стають його суб’єктами.

Процес управління в організації

Процес управління – це певна сукупність управлінських дій, що логічно пов’язуються одна з одною, щоб забезпечити досягнення поставлених цілей шляхом перетворення ресурсів на вході в продукцію або послуги на виході системи.

Процес управління – це сукупність дій, пов’язаних із виявленням проблем, пошуком і організацією виконання прийнятих рішень.

Всі процеси управління діляться на дві групи:

постійні процеси – являють собою функціональні області людської діяльності по досягненню поточних цілей;
періодичні процеси – це активна форма управління, викликана непередбаченими ситуаціями і потребуюча вироблення оперативних управлінських рішень.

Основні етапи процесу управління зображені на нижче.

Створення і етапи процесу управління визначають його елементи:

Мета – кожний процес управління відбувається для досягнення конкретного результату, цілі. Цілі в процесі управління повинні мати операційний характер і трансформуватись в конкретні задачі. Вони є орієнтиром для конкретизації використання необхідних ресурсів.

Ситуація – являє собою стан керованої підсистеми.

Проблема – це невідповідність фактичного стану керованого об’єкту бажаному або заданому.

Рішення – являє собою вибір найбільш ефективного впливу на існуючу ситуацію, вибір засобів, методів, розробки конкретних управлінських процедур, здійснення процесу управління.

Стадії процесу управління:

постановка конкретної мети;
інформаційне забезпечення;
аналітична діяльність – це сукупність операцій, пов’язана з оцінкою стану керованого об’єкта, пошуком шляхів поліпшення існуючої ситуації;
вибір варіантів дій;
реалізація рішень;
зворотній зв’язок – здійснює порівняння отриманого результату від реалізації рішення з метою, заради досягнення якої здійснювався процес управління.

Механізм менеджменту

Управління в організації здійснюється за допомогою механізмів управління. Економічний механізм менеджменту вирішує конкретні проблеми взаємодії в реалізації соціально-економічних, технологічних, соціально-психологічних задач, які виникають в процесі господарської діяльності.

Механізм управління – це підсистема системи управління, призначення якої забезпечити властивість керованості системи загалом.

Складові:

методологія (закономірності, принципи, політика, правила);
органи, що ухвалюють рішення;
виконавчі органи;
вибрана точка впливу;
метод впливу;
захисні механізми, які вбудовуються в будь-яку систему (саморегулятори);
інструменти впливу;
зворотні зв’язки;
центри відповідальності і центри контролю;
форми вияву впливу.

Економічний механізм менеджменту складається з трьох рівнів:

Внутріфірмове управління.
Управління виробництвом.
Управління персоналом.

Внутріфірмове управління:

маркетинг;
планування;
організація;
контроль і облік.

Принципи внутріфірмового управління:

централізація в управлінні;
децентралізація в управлінні;
поєднання централізації і децентралізації;
орієнтація на довгострокові цілі розвитку;
демократизація управління (участь працівників у вищій ланці управління).

Управління виробництвом:

проведення науково-дослідних і дослідно-конструкторських робіт;
забезпечення розвитку виробництва;
забезпечення збуту;
вибір оптимальної організаційної структури управління.

Управління персоналом:

принципи підбору і розстановки персоналу;
умови найму і звільнення;
навчання і підвищення кваліфікації;
оцінка персоналу і його діяльність;
форми оплати праці;
взаємовідношення в колективі;
залучення працівників в управління на низовому рівні;
система мотивації праці працівників;
організаційна культура фірми.

Методи впливу в менеджменті

Менеджмент розглядає методи управління як сукупність різноманітних способів і прийомів, що використовуються адміністрацією фірм для активізації ініціативи і творчості людей в процесі трудової діяльності і задоволення їх природних потреб.

Головна мета методів менеджменту – забезпечення гармонії, органічного поєднання індивідуальних, колективних і соціальних інтересів. Особливістю методів як інструментів практичного управління є їх взаємозв’язок і взаємообумовленість.

Методи менеджменту можуть бути:

економічні;
організаційно-розпорядчі;
соціально-психологічні.

Економічні методи впливають на майнові інтереси фірм і їх персоналу. У їх основі лежать економічні закони суспільства, ринку і принципи винагороди за результати праці.

Організаційно-розпорядчі методи базуються на об’єктивних законах організації спільної діяльності і управління нею, природних потребах людей в певному порядку взаємодіяти між собою.

Організаційно-розпорядчі методи діляться на три групи:

організаційно-стабілізуючі – встановлюють довготривалі зв’язки в системах управління між людьми і їх групами (структура, штати, положення про виконавців, регламенти діяльності, концепції управління фірм);
розпорядчі – забезпечують оперативне управління спільною діяльністю людей і фірм;
дисциплінарні – призначені для підтримки стабільності організаційних зв’язків і відносин, а також відповідальності за певну роботу.

Соціально-психологічні методи являють собою способи впливу на соціальні і психологічні інтереси фірм і їх персоналу (роль і статус особистості, групи людей, фірм, психологічний клімат, етика поведінки і спілкування тощо). Вони складаються з соціальних і психологічних і повинні відповідати морально-етичним і соціальним нормам суспільства.

Функції управління

Функція управління – це вид трудової діяльності людини, спрямований на врівноваження стану організації із зовнішнім середовищем, вступаючи при цьому в систему управлінських відносин.

По цих ознаках можна виділити дві основні групи функцій управління:

загальні функції управління – це функції, які визначають вид управлінської діяльності незалежно від місця її прояву.
конкретні функції – це функції, які визначають спрямованість праці людини на конкретний об’єкт. Вони залежать від організації, її напрямків діяльності. Конкретні функції управління виникають внаслідок горизонтального поділу праці.

До загальних функцій управління відносяться:

планування;
організація;
мотивація;
контроль;
координація.

Функція планування передбачає рішення про те, якими повинні бути цілі організації, і що повинні робити члени організації, щоб досягнути цих цілей. Планування – це один із способів, за допомогою якого керівництво забезпечує єдиний напрям зусиль всіх членів організації до досягнення загальних її цілей.

Призначення планування як функції управління складається в прагненні завчасно врахувати всі внутрішні і зовнішні чинники, що забезпечують сприятливі умови для нормального функціонування і розвитку підприємств (підрозділів), що входять в фірму. Ця діяльність спирається на виявлення і прогнозування споживчого попиту, аналіз і оцінку ресурсів, перспектив розвитку господарської кон’юнктури.

Організувати – значить створити деяку структуру. Існує безліч елементів, які необхідно структурувати, щоб організація могла виконувати свої плани і тим самим досягати своєї мети.

Оскільки в організації роботу виконують люди, іншим важливим аспектом функції організації є визначення того, хто саме повинен виконувати кожне конкретне завдання. Керівник підбирає людей для конкретної роботи, делегуючи окремим людям завдання і повноваження або права для використовування ресурсів організації. Ці суб’єкти делегування приймають на себе відповідальність за успішне виконання своїх обов’язків.

Координація як функція менеджменту являє собою процес, направлений на забезпечення пропорційного і гармонійного розвитку різних сторін (технічних, фінансових, виробничих та інших) об’єкта управління при оптимальних для даних умов трудових, грошових і матеріальних витрат.

За способом здійснення координація може мати вертикальний або горизонтальний характер.

Координація по вертикалі набуває значення субординації – підкорення функцій одних компонентів іншим, а в менеджменті – службове підкорення молодших старшим, що засновується на нормах службової дисципліни. Задача вертикальної координації – організація ефективного зв’язку і збалансування структурних підрозділів і їх працівників різних ієрархічних рівнів.

Горизонтальна координація складається в забезпеченні співпраці керівників, фахівців і інших працівників підрозділів, між якими немає відносин підкорення. У результаті досягається узгоджена єдність поглядів на загальні задачі.

Мотивація – процес спонукання себе та інших до дії для досягнення загальної мети.
Керівник завжди повинен пам’ятати, що навіть чудово складені плани і сама довершена структура організації не мають ніякого значення, якщо хтось не виконує фактичну роботу організації. Тому задача даної функції полягає в тому, щоб члени організації виконували роботу відповідно до делегованих ним обов’язків і згідно з планом.

Контроль – це процес забезпечення того, щоб організація дійсно досягала своїх цілей.

Обставини можуть примусити організацію відхилитися від основного курсу, наміченого керівником. І якщо керівництво виявиться нездатним знайти і виправити ці відхилення від первинних планів, перш ніж організації буде нанесений серйозний збиток, досягнення цілей буде поставлене під загрозу.

Джерело: Система управления в организации.