Поняття та значення функцій менеджменту

Процес управління – це сукупність безперервних, послідовно виконуваних, взаємопов’язаних дій щодо формування та використання ресурсів організації для досягнення нею своїх цілей. Ці дії є функціями менеджменту. Таким чином, процес управління є загальною сумою всіх функцій.

Слово функція (від латинського funcitio – виконання, здійснення) означає обов’язок, вид діяльності, призначення, роль.

Функції менеджменту – це відносно відокремлені напрями управлінської діяльності, що дозволяють здійснювати певний вплив на управлінський об’єкт з метою виконання поставлених задач. Функції менеджменту випливають із змісту виробничого процесу підприємства і визначаються об’єктом, а також складом задач, що мають бути досягнуті.

Функції повинні мати чітко визначений зміст, розроблений механізм здійснення та певну структуру, в рамках якої завершується її організаційне відокремлення. Під змістом розуміють дії, які мають здійснюватися у межах конкретної функції.

Зміст дій та функцій, здійснюваних у процесі управління, залежить від типу організації (адміністративна, громадська), розмірів та сфери її діяльності (виробництво, освіта, торгівля, побутові послуги), рівня керівництва в управлінській ієрархії (вищий, середній чи нижчий), його ролі всередині організації (виробництво, маркетинг, фінанси, кадри) та цілого ряду інших факторів.

При зміні розміру та типу виробництва функції управління залишаються тими самими, змінюється лише обсяг робіт з їх виконання. Так, незалежно від розміру підприємства на кожному з них виконується функція планування. На великому підприємстві для її виконання може бути створений плановий відділ, на невеликому дану функцію може виконувати один економіст, а в малих організаціях ці обов’язки покладаються на одного зі спеціалістів за сумісництвом. При просуванні вгору від одного управлінського рівня до іншого обсяг робіт з функції збільшується, у зв’язку з чим зростає і чисельність працівників, що її виконують. Таким чином, створюється єдина система органів з виконання кожної функції менеджменту.

При поглибленні розподілу праці менеджмент як єдина функція диференціюється, відбувається виділення та відокремлення специфічних видів управлінської діяльності. Функцію виконує певна кількість працівників, кожен із яких у процесі щоденної роботи здійснює окремі види робіт. Правильне виділення функцій дозволяє об’єднувати близькі та схожі за характером роботи в одну ланку управління. Це спрощує структуру та полегшує координацію діяльності функціональних підрозділів апарату управління підприємства, об’єднання.

На основі складу та обсягу робіт за функціями визначають раціональну побудову апарату управління (відділів, служб, секторів) та чисельність фахівців з кожної функції, розробляють документи організаційного регламентування (положення про служби, посадові інструкції тощо). Функціональний поділ процесів управління та їх класифікація мають вирішальне значення, оскільки визначають цілі, завдання та напрямки діяльності всього апарату управління.

Класифікація функцій менеджменту

Функції менеджменту залежно від завдань дослідження класифікуються за такими ознаками:

• змістом процесу управління;
• належності до сфер виробничо-господарської діяльності;
• змістом виконуваних робіт та операцій усередині функції управління (загальне керівництво, спеціалізована діяльність, технічне обслуговування);
• приналежності до різних видів управлінської праці (виробничої, економічної, технологічної, організаційної тощо).

У громадському виробництві виділяють функції управління промисловістю, сільським господарством, транспортом; у сфері обігу – управління фінансами, торгівлею, матеріально-технічним обслуговуванням.

Функції менеджменту діляться на загальні (універсальні), які придатні до різних процесів управління, оскільки виражають сутність управління, і навіть конкретні (спеціальні) функції, які передають зміст управління. Носіями загальних функцій є вся керуюча система в цілому, а конкретних – частини системи, які мають локальний, специфічний характер.

Загальні функції менеджменту – планування, організація, мотивація, контроль, координація, облік та аналіз є обов’язковими для всіх підприємств. Кожна з цих функцій для організації є життєво необхідною. Разом з тим планування, як функція управління, забезпечує основу інших функцій і вважається головною, а функції організації, регулювання, мотивації, контролю та обліку орієнтовані на виконання тактичних і стратегічних планів.

Планування – це основна функція менеджменту, яка передбачає прогнозування, визначення цілей, стратегії, політики та завдань того чи іншого формування; означає свідомий вибір рішення, що робити, як, кому і коли.

Планування полягає в тому, що:

• проводиться всебічний аналіз поточного становища, де знаходиться компанія;
• забезпечується деталізація встановлених цілей діяльності організації та доведення їх до окремих структурних ланок та виконавців;
• узгоджується черговість та строки реалізації окремих робіт;
• визначається склад потрібних ресурсів;
• встановлюється склад проектів, що реалізуються;
• розподіляються завдання щодо учасників;
• розробляється стратегія дій, складаються необхідні плани та програми.

Організація як функція менеджменту спрямована на формування керуючих та керованих систем, а також зв’язків та відносин між ними, забезпечуючи впорядкованість технічної, економічної, соціально-психологічної та правової сторін діяльності кожного підприємства.

За допомогою цієї функції управління забезпечується виконання встановлених планових завдань з метою реалізації прийнятої стратегії розвитку підприємства. Для цього:

• встановлюється склад необхідних ресурсів та виконавців;
• розподіляються завдання;
• забезпечуються необхідні ресурси: персонал, фінанси, обладнання, витратні матеріали, виробничі приміщення тощо;
• координується робота виконавців у часі;
• налагоджується кооперація учасників, забезпечується контроль та взаємне інформування.

Виконання перелічених завдань здійснюється шляхом створення організаційної структури підприємства.

Таким чином, функція організації забезпечує раціональне поєднання у часі та просторі всіх елементів виробничого процесу з метою найефективнішого виконання прийнятих планових рішень.

Мотивація — це процес спонукання працівників до високопродуктивної діяльності задоволення своїх потреб і досягнення цілей організації. За допомогою цієї функції менеджмент створює умови роботи на підприємстві, в яких стає вигідно та зручно працювати усьому колективу. Для цього здійснюється економічне та моральне стимулювання персоналу та створюються умови для прояву творчого потенціалу працівників та їх саморозвитку.

Контроль – це система спостереження та перевірки відповідності функціонування підприємства встановленим стандартам та іншим нормативам, виявлення допущених відхилень від прийнятих рішень та визначення причин їх невиконання. Контроль завершує управлінський цикл і таким чином гарантує ефективність здійснення всіх інших функцій.

Контроль необхідний для виявлення та вирішення проблем, що виникають, до того як вони перетворяться на серйозні неполадки. Також функція контролю використовується для стимулювання успішної діяльності. Процес контролю складається з проведення коригувань у тому випадку, якщо досягнуті результати суттєво відрізняються від встановлених стандартів.

Координація як функція менеджменту являє собою процес, спрямований на забезпечення пропорційного та гармонійного розвитку різних сторін (виробничої, технічної, фінансової тощо) об’єкта при оптимальних витратах матеріальних, фінансових та трудових ресурсів. Метою координації є встановлення взаємодії у роботі різних підрозділів компанії, керівників, спеціалістів, а також усунення перешкод та відхилень від заданого режиму роботи.

Завдання функції координації полягає у досягненні узгодженості у роботі всіх ланок організації шляхом встановлення оптимальних зв’язків (комунікацій) поміж ними. Характер цих зв’язків може бути різним, оскільки залежить від координованих процесів. Найчастіше використовуються звіти, інтерв’ю, збори, комп’ютерний зв’язок, засоби радіо та телемовлення, документи. За допомогою цих та інших форм зв’язків встановлюється взаємодія між підсистемами організації, здійснюється маневрування ресурсами, забезпечується єдність та узгодження всіх стадій процесу управління (планування, організації, мотивації та контролю), а також дій керівників.

Спеціальні функції менеджменту

Функції апарату управління підприємством, які залежать від особливостей керованого об’єкта, називаються спеціальними чи конкретними. У разі галузевих підприємств виділяють такі спеціальні функції менеджменту.

Загальне лінійне керівництво підприємством та його виробничими підрозділами

Загальне лінійне керівництво підприємством та його виробничими підрозділами включає:

• вирішення питань розвитку господарства та мобілізації робітників на їх виконання;
• контроль ухвалених стратегічних рішень;
• зовнішні зв’язки;
• організація роботи колективних органів управління (збори акціонерів, ради директорів , керівників внутрішньогосподарських кооперативів та ін.).

Функції загального керівництва виконують керівники підприємств та установ (їх заступники), виробничих підрозділів (бригадири, майстри, завідувачі ферм), обслуговуючих підрозділів (завідувачі мехмайстерських та гаражів, будівельних бригад), а також частково керівники низки функціональних ланок. Ці функції розрізняють насамперед за рівнем управління і пов’язані з ієрархічністю структури апарату, що становить основу лінійного підпорядкування.

Оперативне планування та управління виробництвом

Оперативне планування та управління виробництвом передбачає:

• розроблення оперативних планів;
• складання завдань;
• збирання інформації про виконання робіт;
• розподіл матеріальних та трудових ресурсів;
• контроль та регулювання виробництва;
• проведення нарядів та диспетчерських нарад, розроблення оперативних рішень, контроль за виконанням прийнятих рішень.

Виконання цієї функції полягає у:

• забезпеченні необхідної узгодженості дій всіх ланок підприємства;
• виконанні оперативного планування роботи підприємства та його підрозділів;
• здійсненні оперативної підготовки виробництва (готовність техніки, необхідних матеріалів, наявність робочої сили);
• контролі за виконанням виробничої програми.

Особливу увагу необхідно приділити узгодженості роботи всіх служб підприємства та швидкому усуненню наявних розбіжностей.

Здійснюють цю функцію переважно керівники виробничих підрозділів, працівники диспетчерської служби, а також керівники підприємств та господарств, головні фахівці.

Управління технологічною підготовкою

Управління технологічною підготовкою забезпечує розробку та впровадження прогресивної технології, що сприяє виробництву конкурентоспроможної продукції. Для досягнення цього:

• удосконалюються технологічні процеси, складаються технологічні карти, плани, інструкції;
• здійснюється контроль за дотриманням виконання технічних та технологічних вимог виробництва продукції;
• оформлюються заявки на матеріально-технічні ресурси;
• проводяться природно-охоронні та профілактичні заходи;
• вивчається передовий досвід та навчання кадрів.

Управління технічною підготовкою виробництва, енергетичним та транспортним обслуговуванням

Управління технічною підготовкою виробництва, енергетичним та транспортним обслуговуванням здійснюється спеціалістами інженерного профілю. До їхніх завдань входить:

• забезпечення експлуатаційної готовності відповідних технічних засобів та забезпечення основного виробництва різними видами техніки, енергії, транспортом;
• своєчасне виконання необхідних ремонтних робіт, розрахунок потреби у технічних засобах, у запасних частинах;
• підготовка документації на списання з балансу підприємства техніки та обладнання, забезпечення працюючих обладнанням та інструментом.

Прогнозування та техніко-економічне планування

Прогнозування та техніко-економічне планування здійснюють в основному фахівці планово-економічної служби, а також певною мірою керівники підприємств та головні фахівці. До їх обов’язків входить:

• розробка довгострокових прогнозів, основних розділів бізнес-плану;
• техніко-економічне обґрунтування напрямів капіталовкладень;
• визначення економічної ефективності технологічних та технічних рішень;
• розробка норм та нормативів з праці та заробітної плати;
• організація контролю за виконанням планових показників та завдань;
• розробка заходів щодо стимулювання діяльності робітників.

Якісне виконання робіт з цієї функції позитивно впливає на результати роботи підприємства.

Управління трудовими ресурсами та соціальним розвитком організації

Управління трудовими ресурсами та соціальним розвитком організації здійснюють керівники та спеціалісти підрозділів, а також працівники відділу кадрів. Ця функція включає:

• планування потреби у кадрах та їх облік, підготовку, перепідготовку та підвищення їх кваліфікації, контроль за станом трудової дисципліни;
• складання графіків відпусток;
• атестацію керівників та спеціалістів;
• управління просуванням по службі;
• звітність з кадрів;
• видача показників та довідок на вимогу різних організацій;
• створення сприятливого соціально-психологічного клімату у трудових колективах.

Організація праці та заробітної плати

Організацією праці та заробітної плати займаються економісти та основними напрямками цієї функції є:

• вивчення та впровадження ефективних форм організації та систем оплати праці;
• розробка заходів щодо мотивації праці з метою підвищення продуктивності роботи;
• розрахунок премій та інших винагород;
• контроль за правильністю оформлення договорів та калькуляцій до них;
• нормування всіх видів праці;
• розробка цін;
• аналіз витрат робочого дня;
• контроль за використанням фонду заробітної плати, присвоєння класів та розрядів працюючим;
• проектування управлінського апарату, витрат на його утримання;
• розробка положень про структурні підрозділи та посадові інструкції.

Управління матеріально-технічним забезпеченням

Цю функцію в основному виконують завідувачі складів, експедитори, а також головні фахівці та керівники. Основними напрямками їхньої управлінської діяльності є:

• складання заявок та замовлень на матеріали та вироби;
• контроль за виконанням заявок;
• складання забірних карток;
• організація складського господарства, розробка графіків реалізації продукції;
• здійснення взаємозв’язків із постачальниками, заготівельними та торговими організаціями.

Управління маркетингом

Управління маркетингом є новою функцією в управлінському процесі, яка зумовлена ​​формуванням адекватного ринкового механізму управління виробничо-збутовою діяльністю підприємства. Управління маркетинговою діяльністю забезпечується маркетологами та економістами. Основні напрямки роботи:

• всебічне вивчення ринку та вимог споживачів;
• дослідження динаміки чинного та потенційного попиту;
• аналіз ринку;
• реклама продукції та послуг;
• дослідження взаємозв’язку між ціною на продукцію та попитом;
• аналіз собівартості продукції та каналів її реалізації;
• прогнозування цінової політики;
• вивчення найефективніших місць торгівлі;
• планування асортименту продукції;
• розробка плану маркетингу.

На великих підприємствах, особливо у промислових об’єднаннях та агрохолдингах, рекомендується створювати самостійну службу маркетингу, а в невеликих організаціях — об’єднувати її з економічною чи матеріально-збутовою службою.

Управління капітальним будівництвом та реконструкцією

Управління капітальним будівництвом та реконструкцією – ця функція включає:

• розробку планів будівельно-монтажних та ремонтних робіт;
• укладання договорів на роботи з підрядниками;
• контроль за будівельно-монтажними роботами, введенням в експлуатацію виробничих та інших об’єктів;
• підготовку проектної документації.

Виконують цю функцію інженери-будівельники, виконроби, майстри, нормувальники з будівництва.

Управління фінансовими ресурсами та обліком

Управління фінансовими ресурсами та обліком здійснюють керівники підприємства, бухгалтери, обліковці, табельники, касири. Основними видами їх діяльності є:

• своєчасний облік матеріальних цінностей, виходу продукції та виробничих витрат;
• здійснення режиму економії;
• складання фінансового плану та розрахунку потреби у коштах;
• ведення статистичної звітності;
• управління основними фондами та оборотним капіталом;
• аналіз фінансового стану підприємства, його платоспроможності та ліквідності;
• контроль за правильним використанням фінансових засобів та виробничих ресурсів, дебіторською та кредиторською заборгованістю;
• проведення оптимальної дивідендної політики;
• підготовка пропозицій щодо підвищення фінансової стійкості підприємства.

Охорона праці та техніка безпеки

Охорона праці та техніка безпеки здійснюється інженерами з охорони праці, до посадових обов’язків яких входять:

• вступний інструктаж з техніки безпеки при прийомі на роботу;
• переатестація та прийняття заліків з техніки безпеки;
• контроль за дотриманням законодавчих норм, правил техніки безпеки та виробничої санітарії;
• розслідування нещасних випадків на виробництві;
• складання заявок на спецодяг та захисні засоби;
• організація медичних оглядів, підготовка квартальних та річних звітів.

Контроль за якістю праці та продукції

Контроль за якістю праці та продукції здійснюють кваліфіковані фахівці, які:

• ведуть розробку та вдосконалення комплексної системи управління якістю на підприємстві;
• стежать за дотриманням стандартів на вироблену та перероблену продукцію;
• організовують контроль та дають оцінку якості праці;
• вносять пропозиції щодо стимулювання праці.

Управління господарським обслуговуванням та діловодством

Управління господарським обслуговуванням та діловодством займаються завідувачі господарством та культурно-побутовими установами, діловоди, секретарі, які забезпечують нормальні умови для виконання основних функцій.

Діловодство забезпечує реєстрацію та виконання документів, контроль за їх проходженням та зберіганням, надходження до архіву. Цю функцію у великих організаціях виконує канцелярія, у невеликих – секретар.

Управління зовнішньоекономічною діяльністю

Управління зовнішньоекономічною діяльністю здійснюють спеціально підготовлені висококваліфіковані спеціалісти, які займаються:

• налагодженням зовнішньоекономічних зв’язків, пошуком закордонних інвесторів та партнерів;
• проведенням переговорів, створенням спільних підприємств, розвитком лізингових операцій;
• розширенням експортних поставок та імпортних операцій, ліцензуванням зовнішньоекономічної діяльності;
• інформаційним забезпеченням керівників із зовнішньоекономічної діяльності.

Джерело: Функции менеджмента.